該公司成立於2012年，是由全球房仲品牌「世紀(jì)不動(dòng)產(chǎn)」轉(zhuǎn)投資的履約保證公司，主要提供不動(dòng)產(chǎn)交易市場(chǎng)，有關(guān)買賣雙方價(jià)金履約保證和購(gòu)屋後的整合性服務(wù)，確保買賣雙方在交易過(guò)程的保障。公司成立以來(lái)，秉持「我把關(guān) 您滿意」的企業(yè)使命，對(duì)於每個(gè)案件的交易細(xì)節(jié)均須全面掌握，搭配系統(tǒng)化的服務(wù)設(shè)計(jì)，以及如同買賣自己房子的嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，致力給顧客精致的服務(wù)。

管理挑戰(zhàn)：

?不動(dòng)產(chǎn)交易文件托管審查，內(nèi)部存在大量紙本文件

在不動(dòng)產(chǎn)交易市場(chǎng)，行之有年的交易價(jià)金履約保證服務(wù)，主要目的即是在消除交易過(guò)程，買賣雙方不信任，委托公正第三方進(jìn)行買方價(jià)金保管及賣方相關(guān)契約文件托管，藉以讓雙方交易順利進(jìn)行。而該公司在此過(guò)程中即是扮演公正第三方，案件把關(guān)者的角色，對(duì)於交易過(guò)程中的文件，不只要盡到保管之責(zé)，更需嚴(yán)格把關(guān)審查。因此，也造成他們內(nèi)部存在數(shù)量相當(dāng)龐大且不同類型的紙本文件(如：地契、審查契約等)。根據(jù)該公司的副總表示，「他們?cè)y(tǒng)計(jì)過(guò)在整個(gè)買賣雙方交易過(guò)程中，所會(huì)用到的文件就多達(dá)20種類型，常用也有十幾種。公司該如何去管理這些文件，讓同仁容易去調(diào)閱，確實(shí)是當(dāng)前必須突破的管理問(wèn)題！」

?手動(dòng)檔案命名及歸檔，虛耗工作時(shí)間無(wú)效率

公司成立初期，該公司高層也深知協(xié)助顧客，完整保存他們的文件并嚴(yán)格進(jìn)行審查，將是他們獲得顧客信任的關(guān)鍵，因此公司很早就開始推行文件電子化，要求他們同仁務(wù)必將每筆案件所用到的文件掃描成電子檔案，并上傳至他們的履約保證作業(yè)系統(tǒng)，提供後續(xù)備查及保存。但隨著公司業(yè)務(wù)量擴(kuò)大，案件不斷增加，原本掃描歸檔的作業(yè)方式，卻成為同仁工作上相當(dāng)沉重的負(fù)擔(dān)，虛耗不少時(shí)間去處理。問(wèn)題成因在於，每份文件掃描成電子檔案後，他們的文管人員還是得手動(dòng)去更改檔案名稱，以「保證號(hào)碼 文件類型」作為檔案命名的規(guī)則，才能符合公司對(duì)檔案管理的需求。

其次，當(dāng)檔案命名完成後，同仁還須依據(jù)不同文件類型的檔案，一份一份手動(dòng)上傳至他們的履約保證作業(yè)系統(tǒng)完成歸檔。這些大量又重復(fù)的「手動(dòng)作業(yè)」，即是成為扼殺同仁工作時(shí)間的主謀。

解決方案：

在充分了解此不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)業(yè)所面臨文件歸檔上的問(wèn)題後，震旦集團(tuán)IT解決方案團(tuán)隊(duì)認(rèn)為要提升整體文件歸檔的工作效率，就必須以自動(dòng)化的工作流程去取代原本繁復(fù)的手動(dòng)作業(yè)方式，節(jié)省人力所需處理的時(shí)間。因此提出了「文件辨識(shí)自動(dòng)命名及歸檔」客制化整合方案，來(lái)滿足某不動(dòng)產(chǎn)處理大量且不同類型文件歸檔的需求。

一、建立文件自動(dòng)命名規(guī)則依據(jù)：

為了讓多達(dá)20種類型的文件，可透過(guò)辨識(shí)軟體分辨文件的資訊，進(jìn)而達(dá)成自動(dòng)命名與歸檔的目的。首先，震旦集團(tuán)依據(jù)該公司在檔案命名的管理政策，進(jìn)行軟體畫面設(shè)計(jì)，讓文件管理人員在掃瞄各類文件前，可從軟體中進(jìn)行檔案命名規(guī)則：即保證號(hào)碼和文件類型的設(shè)定，并列印出具備此規(guī)則資訊的Barcode貼紙，黏貼於待掃描文件上方，作為軟體辨識(shí)判讀的依據(jù)。

二、透過(guò)文件OCR自動(dòng)命名及歸檔：

建立文件判讀的barcode索引後，文件管理人員只須將文件放入事務(wù)機(jī)掃描，就可透過(guò)辨識(shí)軟體所搭載的OCR功能，判讀條碼上的資訊，自動(dòng)擷取出文件保證號(hào)碼和文件類別作為電子檔名。此外，客制化管理畫面還可讓使用者自行設(shè)定電子檔案歸檔至履約保證作業(yè)系統(tǒng)的路徑，一旦設(shè)定此功能，文件在進(jìn)行辨識(shí)命名後，就會(huì)被自動(dòng)派送到所設(shè)定的歸檔目的地，一氣呵成完成自動(dòng)命名及歸檔作業(yè)，改善原本人工所耗費(fèi)的時(shí)間。該公司 副總提到，導(dǎo)入此項(xiàng)解決方案後，不僅減少同仁作業(yè)時(shí)間，更重要的是自動(dòng)化作業(yè)也大幅提升檔案命名及歸檔作業(yè)上的正確性，讓整個(gè)流程更快速、精確。無(wú)形中，這樣的作業(yè)方式，亦增加我們回應(yīng)資訊給顧客的速度，為我們的服務(wù)加分！

具體成效：

這次成功導(dǎo)入經(jīng)驗(yàn)，該公司的高層也對(duì)震旦集團(tuán) IT解決方案團(tuán)隊(duì)，於此專案所展現(xiàn)的專業(yè)和服務(wù)熱誠(chéng)，深表贊同，也讓他們對(duì)於IT廠商的服務(wù)大為改觀，特別是在「文件自動(dòng)命名及歸檔」所展現(xiàn)出來(lái)的效益相當(dāng)明確，讓他們?cè)谖磥?lái)，樂(lè)於運(yùn)用更多資訊科技協(xié)作的思維來(lái)優(yōu)化同仁的作業(yè)流程、顧客服務(wù)流程。持續(xù)蛻變成為不動(dòng)產(chǎn)交易履約保證服務(wù)市場(chǎng)中，具有代表性的指標(biāo)公司。