善用印量管理新科技，成功改善公司列印浪費為員工創(chuàng)造幸福新價值

以房地產(chǎn)為起點，整合不動產(chǎn)上、中、下游產(chǎn)業(yè)，并朝產(chǎn)業(yè)、技術、資訊與客戶四個相關領域跨出多角化經(jīng)營的腳步，在超過三十年的辛勤耕耘下，到今天已逐漸展開出自立而健全的經(jīng)營體系。三十余年來，某企業(yè)集團并已將事業(yè)版圖延伸至海外，發(fā)展區(qū)域包括上海、北京、重慶、蘇州及浙江；并自取得世界級加盟品牌-Coldwell Banker大中國品牌代理權後，以CB某房產(chǎn)的品牌在中國地區(qū)為消費者提供最好的房屋仲介服務。

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管理挑戰(zhàn)：

公司內(nèi)部存在過多列印輸出浪費

金儀公司 張經(jīng)理表示，在維護房地產(chǎn)事務機設備時，在出紙盤上常閑置了許多印錯、印後未取的文件，這些非必要的列印輸出，往往會導致公司印量成本的增加，長久累積下來甚是可觀，的確有改善空間。某房仲 總務行政組 專員提到「過去常常有許多員工列印後，卻未去事務機取件的狀況，產(chǎn)生不必要的浪費，此部分是我們急需改善的問題。此外，我們也無從得知每位同仁列印數(shù)量，加上使用事務機設備并無多做限制，總部使用者又多達300人，實在難以評估使用的合理性?！?/span>

列印文件曝露於外泄與被竊取的風險

房地產(chǎn)總部，現(xiàn)有設備多為各部門員工所共用，從事務機所列印出來的文件，放置在事物機輸出紙盤，并未有一個防范措施可以避免員工閱讀到他人列印的資料，其中更包含個資相關資料、公司營運資料、以及不同部門機密性文件等，無形中也隱藏列印輸出資料外泄和竊取盜印的風險。專員表示，在公司總部，各部門皆有其重要性的文件，特別是個人資料相關的文件，更是不希望其他部門同仁瀏覽，避面造成將這些資料外流。

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?完善使用者列印紀錄，建立統(tǒng)一印量管理機制

為有效掌握公司內(nèi)部列印浪費狀況，必須在平時將員工列印行為紀錄下來，進行統(tǒng)計，MagicShow則可以在員工列印每份文件時，於系統(tǒng)中自動產(chǎn)生一個紀錄檔，記錄使用者的ID、列印時間、列印張數(shù)、列印事務機設備等資料，如此一來，公司管理單位就可以從系統(tǒng)中掌握各臺事務機與員工列印狀況，做好列印成本控管。專員表示，系統(tǒng)本身可以記錄到員工個人的印量，故看到報表後，管理單位就可以針對列量異常的狀況去詢問同仁和了解原因，確實幫公司列印張數(shù)做把關。

?員工IC卡過卡列印，降低列印浪費與強化取件安全性

金儀公司 張經(jīng)理提到：「我們在某房地產(chǎn)的各臺事務機設備上加裝感應卡機，透過這些感應卡機來跟MagicShow印量管理系統(tǒng)進行資料溝通，搭配員工IC卡使用，某房地產(chǎn)的同仁即可在下達列印後，到卡機旁過卡認證，待系統(tǒng)確認身份後，同仁就可將自己的列印文件輸出，此方式也方便同仁再次確認要列印輸出的文件，降低印錯、重復列印的風險，減少公司內(nèi)紙張的浪費?！?/span>

導入後六個月期間，觀察某房地產(chǎn)每月印量成本已有獲得顯著改善，平均每月下降多達15%。代表在公司尚未限制各部門印量的情況下，這些下降幅度則是公司平時最難去控管的列印浪費?？倓招姓M也成功運用IT新技術，善盡對內(nèi)責任，幫公司省下不少錢。

另外，過卡取件還有一項好處是員工可在下達列印後，透過個人IC卡的認證，獲取自己列印的文件，不用像過去再擔心已列印出來的文件，放在事務機端會被其他人所看到、復制、造成文件機密外泄的風險。當使用者無法親自取件時，還可利用系統(tǒng)中指定取件的功能，讓同事代為取件，為企業(yè)各單位做好彈性、個別化的文件輸出安全防護。

?一地列印 ，多處取件

MagicShow像是各臺事務機列印的中央控管系統(tǒng)，當員工下達列印後，資料即會傳送到MagicShow Server上，方便員工從不同地點的事務機設備過卡取件。所以當同一設備列印量大時，同仁就可到其他事務機設備輸出文件，減少列印的等待時間。不僅提升同仁的工作效率，也讓各項資料的傳遞變得更加迅速。此外，也有總務行政組 同仁反映，在公司二樓，西側主要是行銷部門，公關部的辦公區(qū)，但他們的事務機離他們辦公區(qū)較遠的地方，所以同仁們即可利用漫游列印功能直接到距離較近的東側辦公區(qū)事務機直接列印輸出，提升取件方便性。甚至不同樓層同仁要來會議室開會時，也會將會議資料在我們這樓層列印輸出取件，加快開會效率。