企業(yè)內(nèi)部都有重要的文件需要被管理，而這些經(jīng)數(shù)位化後的電子文件該怎麼有效的管理，其實(shí)大大影響到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率與未來(lái)的發(fā)展。一般企業(yè)文件尚無(wú)有效的管理方式，文件均散落在各個(gè)員工的電腦或手中，員工一旦經(jīng)部門(mén)調(diào)動(dòng)或離職，這些文件因?yàn)闊o(wú)統(tǒng)一的備存空間，極有可能消失，無(wú)形中造成企業(yè)的損失，日後需要花費(fèi)多余的人力與時(shí)間重制文件，若文件流出到企業(yè)外部，企業(yè)將可能面臨公司商譽(yù)受損的風(fēng)險(xiǎn)。

一般談到文件的共享機(jī)制，各位可能會(huì)想到網(wǎng)路共享磁碟機(jī)，這個(gè)大家都耳熟能享的功能，其實(shí)有一個(gè)致命的缺點(diǎn)，那就是缺乏完善的文件權(quán)限管理機(jī)制，舉例來(lái)說(shuō)，某公司營(yíng)業(yè)部的同仁可以任意進(jìn)到網(wǎng)路共享磁碟機(jī)中，瀏覽人資部的資料夾，若該同仁有意存取其他員工個(gè)資，提供給外部獵人頭公司，挖角公司優(yōu)秀人才，將導(dǎo)致公司人才流失，因此，針對(duì)企業(yè)內(nèi)部做好文件管理的權(quán)限控管，是相當(dāng)重要的一課。

隨著資訊安全的意識(shí)崛起，再加上日積月累的文件越來(lái)越多，該如何方便又快速找到需要的文件，確定各專案成員手上都是新的文件，同時(shí)要確保機(jī)密文件不會(huì)外流，成為企業(yè)重視的需求之一。

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