座落於法國(guó)巴黎時(shí)尚之都，從原本只是一家女妝帽子店，因?yàn)椴粩鄤?chuàng)新求變，細(xì)致掌握消費(fèi)者的心理需求，80余年來(lái)，已成為引領(lǐng)全球時(shí)尚的精品指標(biāo)，據(jù)點(diǎn)拓展全球。目前旗下的商品眾多，諸如，珠寶飾品、配件、化妝品，每一樣商品的推陳出新，均足以在時(shí)尚圈引發(fā)熱烈的討論，其中最具代表性，又以香水和服飾，是創(chuàng)辦人，最早投入設(shè)計(jì)的領(lǐng)域，更是成功打入時(shí)尚圈的主力商品。某精品公司在市場(chǎng)上之所以能夠成功，除了有源源不絕的時(shí)尚創(chuàng)意、極簡(jiǎn)風(fēng)格但又不失變化的設(shè)計(jì)概念外，更重要的是對(duì)於商品品質(zhì)的嚴(yán)格把關(guān)。

以香水為例，不僅從商品的生產(chǎn)，就充分調(diào)動(dòng)調(diào)配師親自去體驗(yàn)，調(diào)配香水的味道，并且對(duì)商品成形後的存放環(huán)境，也給與百分之百的細(xì)致呵護(hù)。此次，震旦集團(tuán)走訪了臺(tái)灣某精品的內(nèi)湖倉(cāng)庫(kù)，大為感到驚訝的是，這里并非一格一格的倉(cāng)庫(kù)暗房，而是從辦公區(qū)到倉(cāng)儲(chǔ)區(qū)一致明亮，自動(dòng)恒溫空調(diào)，舒適的環(huán)境，感受到這指標(biāo)性精品企業(yè)對(duì)於商品呵護(hù)的用心。

前瞻獨(dú)具、積極落實(shí)-善盡企業(yè)安全、環(huán)境保護(hù)責(zé)任

對(duì)精品用心呵護(hù)、創(chuàng)新求變的設(shè)計(jì)理念，某精品在全球各地的諸多管理措施也秉持一致的理念在落實(shí)，致力為員工、顧客，以及合作夥伴做的更好。因此，當(dāng)臺(tái)灣高層在一次大陸分公司的參訪行程中，看到他們內(nèi)部對(duì)於文件輸出上的管控，采用一套印量管理系統(tǒng)，去強(qiáng)化公司文件輸出的安全性，以及可以讓管理者定期掌握公司印量，減少列印浪費(fèi)等效益。回臺(tái)後，更是積極支持此精品公司同仁積極去評(píng)估臺(tái)灣公司導(dǎo)入印量管理系統(tǒng)的可能。

管理挑戰(zhàn)：

文件輸出安全隱憂

負(fù)責(zé)此次印量管理系統(tǒng)評(píng)估的某精品公司 營(yíng)運(yùn)經(jīng)理提到，此次除了獲得高層大力的支持外，評(píng)估的主要考量仍在於過(guò)去我們公司在文件輸出管理方面，尚未建立很好的機(jī)制，去確保文件輸出的隱密性和安全。常?？吹绞聞?wù)機(jī)的紙盤外，散落許多文件，不乏有不同部門資料，其中更是參雜一些較機(jī)密性的資訊，因此，對(duì)公司的管理層而言，難免擔(dān)心這些機(jī)密資訊遭人窺視或外流。特別從個(gè)資法上路以來(lái)，各公司對(duì)於資料的使用、傳遞應(yīng)更加謹(jǐn)慎，以免造成公司意外損失。

無(wú)法定期掌握公司印量狀況

除了在安全性考量外，據(jù)經(jīng)理表示，事務(wù)設(shè)備在未受控管下，也容易產(chǎn)生過(guò)多紙張輸出浪費(fèi)，就曾觀察到，一般員工自由使用事務(wù)機(jī)設(shè)備情況下，很容易會(huì)養(yǎng)成多印、誤印的使用習(xí)慣。就公司在愛(ài)護(hù)地球、綠色環(huán)保的社會(huì)責(zé)任承諾下，這些現(xiàn)象，當(dāng)然是他們積極且必要去改善的目標(biāo)。

震旦團(tuán)隊(duì)在清楚掌握他們要改善的目標(biāo)後，就投入人力，積極規(guī)劃，深入去了解內(nèi)部各臺(tái)事務(wù)機(jī)布署狀況以及各月印量。除了與行政部門多次溝通使用需求外，更積極聯(lián)絡(luò)某精品臺(tái)灣的資訊部門，掌握他們資訊系統(tǒng)布署政策以及相關(guān)考量。在資訊部門方面，表示他們希望系統(tǒng)導(dǎo)入後，要有一套資料備援的機(jī)制，防止突發(fā)狀況而導(dǎo)致公司運(yùn)作無(wú)法正常和資料損失。

取得相關(guān)部會(huì)意見(jiàn)後，震旦集團(tuán)著手規(guī)劃，以兩套MagicShow印量管理系統(tǒng)分別控管不同事務(wù)機(jī)，并互相做為備援，來(lái)達(dá)成使用者和資訊部門的期待。

解決方案：

MagicShow印量管理系統(tǒng)上，提供以下方案，協(xié)助某精品公司做到印量管控：

?員工卡感應(yīng)認(rèn)證，提升取件機(jī)密與安全

戰(zhàn)略中心營(yíng)業(yè)支援部 系統(tǒng)工程師 林紹強(qiáng)表示，此次，協(xié)助導(dǎo)入的MagicShow印量管理系統(tǒng)，改變了此精品公司員工文件輸出、取件流程。透過(guò)每臺(tái)事務(wù)機(jī)旁加裝的感應(yīng)卡機(jī)，并結(jié)合員工卡，進(jìn)行身份驗(yàn)證，才可使用設(shè)備取件，如此一來(lái)，將會(huì)大幅提高公司文件輸出安全，又稱此種方式為機(jī)密列印。

行政部 經(jīng)理也提到，新措施剛開(kāi)始推動(dòng)時(shí)，內(nèi)部雖然產(chǎn)生一些阻力，部份同仁反映不習(xí)慣使用新的系統(tǒng)，但經(jīng)由多次溝通、說(shuō)明新系統(tǒng)可以為他們帶來(lái)的效益，以及長(zhǎng)遠(yuǎn)對(duì)公司好處後，

大家也樂(lè)於去接受新系統(tǒng)帶來(lái)的改變，目前在推行幾個(gè)月後，管理部同仁也發(fā)現(xiàn)，事務(wù)機(jī)紙盤的文件明顯減少，對(duì)同仁來(lái)說(shuō)，也鮮少有機(jī)會(huì)看到彼此所列印的機(jī)密文件。確實(shí)在文件安全上產(chǎn)生正面的助益。

?定期掌握印量數(shù)據(jù)，有效預(yù)防多余輸出浪費(fèi)

此外，印量系統(tǒng)可以準(zhǔn)確紀(jì)錄到各臺(tái)設(shè)備影、列印數(shù)據(jù)，并且透過(guò)統(tǒng)計(jì)報(bào)表的派送，讓管理者定期獲得更詳實(shí)的列印紀(jì)錄，包含部門印量、員工個(gè)人印量等資訊，方便讓管理單位進(jìn)行印量稽核等工作，也因公司印量開(kāi)始做管控，無(wú)形中在員工之間，形成一種很好的制約，彼此要進(jìn)行文件輸出時(shí)，都會(huì)多思考一下是否是必要的文件輸出，真正降低了紙張輸出浪費(fèi)，為地球綠色環(huán)保盡了心力。

?提升員工卡使用價(jià)值，展現(xiàn)企業(yè)向心力

此次導(dǎo)入系統(tǒng)的過(guò)程中，該公司還意外的發(fā)現(xiàn)一項(xiàng)好處，就是透過(guò)過(guò)卡取件整合，賦予他們員工卡更多的價(jià)值，據(jù)經(jīng)理表示，他們剛推行員工配戴員工卡一段時(shí)間，但發(fā)現(xiàn)部分員工不喜愛(ài)配戴的原因是員工卡只提供了辦公室感應(yīng)進(jìn)出的功能，可是公司希望員工能將員工卡配戴身上，還有一項(xiàng)更深遠(yuǎn)的意義在，塑造員工對(duì)於企業(yè)品牌的認(rèn)同，展現(xiàn)向心力。因此，當(dāng)員工卡跟影、列印等事務(wù)整合後，同仁很直接地感受到配戴卡片帶來(lái)的便利性，逐漸養(yǎng)成將卡片配戴身上的習(xí)慣。

具體成效： 

震旦集團(tuán)從接獲該公司需求到系統(tǒng)導(dǎo)入完成，僅僅花不到四個(gè)月的時(shí)間，不論在執(zhí)行面及溝通上的磨合，均是相當(dāng)順暢，除了在震旦營(yíng)業(yè)同仁的努力、迅速協(xié)助解決顧客問(wèn)題外，獲得該公司的信任，更是此專案成功相當(dāng)重要的因素。未來(lái)，震旦集團(tuán)也會(huì)持續(xù)朝“共享智慧辦公新生活”的提供者邁進(jìn)，深入結(jié)合顧客工作流程，善用科技軟體，協(xié)助打造他們專屬的智慧辦公環(huán)境。