因特網(wǎng)的普及，加上各種辦公室應(yīng)用軟件的開發(fā)，讓現(xiàn)在的上班族有了更便利的生財(cái)工具，辦公型態(tài)也跟著有了大改變。從硬件的辦公家具設(shè)計(jì)創(chuàng)新、事務(wù)機(jī)器的多功能趨勢(shì)，到應(yīng)用軟件的云端化，不僅讓上班族從過去的單一功能，日漸多任務(wù)化，也儼然掀起一場(chǎng)辦公型態(tài)的大革命。
行動(dòng)辦公室改變辦公桌迷思
許多想休長(zhǎng)假的上班族，常聽到同事會(huì)奉勸不要休太久，「不然回來連辦公桌都沒了」，也就是辦公桌其實(shí)代表員工的職位及公司人數(shù)。在現(xiàn)今的行動(dòng)辦公室潮流下，辦公桌的迷思也跟著被打破。
全球領(lǐng)先移動(dòng)解決方案供貨商Citrix系統(tǒng)公司，訪問19個(gè)國(guó)家和地區(qū)共1900位信息技術(shù)行業(yè)高管，寫成《西特理克斯未來工作場(chǎng)所》報(bào)告，其中指出2020年職員將透過不同的移動(dòng)設(shè)備，遠(yuǎn)程連接公司網(wǎng)絡(luò)辦公，一張辦公桌將由多人共享，辦公場(chǎng)所面積將縮小17%。
也就是說到了2020年，大約每10位職員共享7張辦公桌，每位員工平均使用6種移動(dòng)設(shè)備連接網(wǎng)絡(luò)。29%的職員不在傳統(tǒng)辦公場(chǎng)域工作，而是在家里、顧客公司、酒店、機(jī)場(chǎng)、咖啡店等移動(dòng)辦公。報(bào)告中也指出，被訪問者表示需要重新設(shè)計(jì)更具吸力的辦公空間，以激發(fā)職員創(chuàng)造力和想象力，鼓勵(lì)職員隨時(shí)隨地移動(dòng)辦公，促進(jìn)協(xié)同運(yùn)作精神
「獨(dú)、倆、組、眾」模式帶動(dòng)辦公環(huán)境的創(chuàng)新組合
在這四種工作模式下，辦公室不再只有硬梆梆的辦公區(qū)及會(huì)議室，而可以透過空間的設(shè)計(jì)，創(chuàng)造符合這四種工作模式的空間，讓同仁在更佳的辦公空間中，得以提高工作效率及激發(fā)創(chuàng)意。震旦家具設(shè)計(jì)中心也發(fā)現(xiàn)，上班族有四種工作模式，也就是「獨(dú)、倆、組、眾」。例如當(dāng)員工為了寫一份重要的報(bào)告，就需要安靜、適合思考的空間，得以實(shí)現(xiàn)個(gè)人工作成就感與滿足感的「獨(dú)」模式。
許多上班族也會(huì)發(fā)現(xiàn)，最有效的溝通經(jīng)常發(fā)生在茶水間或行進(jìn)間的閑聊，不刻意的巧思反而有助于同事之間的有效溝通，許多創(chuàng)新的點(diǎn)子常來自茶余飯后的閑聊，因此出現(xiàn)有助員工之間互信和諧關(guān)系的「?jìng)z」模式。
至于透過小組項(xiàng)目討論激發(fā)創(chuàng)新思維的「組」模式，則可以透過改變姿態(tài)改變心態(tài)，暫時(shí)拋開嚴(yán)肅的會(huì)議，以更輕松的坐姿激發(fā)創(chuàng)新力，暢所欲言，讓員工盡情腦力激蕩。最后就是發(fā)揮集體智能的傳承與知識(shí)學(xué)習(xí)的「眾」模式，可以運(yùn)用群體的正式討論協(xié)助重大問題的解決。
在這四種工作模式下，辦公室不再只有硬邦邦的辦公區(qū)及會(huì)議室，而可以透過空間的設(shè)計(jì)，創(chuàng)造符合這四種工作模式的空間，讓同仁在更佳的辦公空間中，得以提高工作效率及激發(fā)創(chuàng)意。
辦公室自動(dòng)化創(chuàng)造更多服務(wù)的可能性
除了辦公環(huán)境的改變，辦公室內(nèi)的硬件設(shè)施近年的改變也不小。震旦OA事業(yè)戰(zhàn)略中心總經(jīng)理賀俊強(qiáng)表示，辦公室的自動(dòng)化，其實(shí)可以回溯到1870年代，當(dāng)時(shí)已開始談?wù)撧k公室應(yīng)該自動(dòng)化，后來有了打字機(jī)，利用復(fù)寫取代人力的寫字，一直到自動(dòng)打字機(jī)的出現(xiàn)，讓辦公室自動(dòng)化蔚為潮流。而自從討論辦公室自動(dòng)化以來，善用機(jī)器及文件輸出，讓業(yè)務(wù)更順?biāo)斓哪繕?biāo)，迄今依舊未變。賀俊強(qiáng)指出，以辦公室自動(dòng)化來說，有幾項(xiàng)重要的變革，首先是從單一功能到復(fù)合功能，例如復(fù)印機(jī)從單一影印功能，在考慮坪效、成本、效率下，現(xiàn)階段的復(fù)合機(jī)為兼具影印、打印、傳真的產(chǎn)品，當(dāng)然也帶動(dòng)硬件制造廠的洗牌效應(yīng)。
其次為網(wǎng)絡(luò)的興起及普及，讓網(wǎng)絡(luò)也成為文件產(chǎn)生的重要來源。過去文件以影印為主，一份文件可以印10份、100份，但內(nèi)容是相同的；加了印表功能，100份文件套用相同格式，可以印出100份內(nèi)容不同的文件，而且有更多文件其實(shí)來自網(wǎng)絡(luò)、電子郵件以及協(xié)同作業(yè)的文件。
第三則是彩色化，過去彩色與黑白打印的比重約是3比7，目前約是6.5比3.5。賀俊強(qiáng)認(rèn)為，隨事務(wù)機(jī)的印制能力、速度提升，以及彩印的普及，不僅中小企業(yè)的打印彩色化，在分眾市場(chǎng)的趨勢(shì)下，也將帶動(dòng)數(shù)字印刷市場(chǎng)的成長(zhǎng)。
事務(wù)機(jī)業(yè)者的創(chuàng)新服務(wù)
從賣設(shè)備、賣耗材，運(yùn)用辦公室自動(dòng)化，協(xié)助顧客提升文件處理效率，全球的OA業(yè)者其實(shí)也積極朝提升服務(wù)比重邁進(jìn)，將讓辦公型態(tài)出現(xiàn)新的樣貌。
賀俊強(qiáng)舉例，美國(guó)OA大廠已可因應(yīng)顧客的需求，提供軟件、硬件整合的解決方案，讓企業(yè)主不用再買設(shè)備、雇用職員處理文件輸出。以銀行業(yè)者來說，光是買打印機(jī)打印信用卡賬單、郵寄到用戶付款，除了人力以外，設(shè)備采購(gòu)就有議價(jià)、合約、折舊、維修等問題；現(xiàn)在則是可以全數(shù)外包給OA業(yè)者，從賬單打印、郵寄、收款等全部搞定。對(duì)銀行來說，可以省掉成本，對(duì)OA業(yè)者來說，因有量大優(yōu)勢(shì)，可以藉此創(chuàng)造獲利模式、提高服務(wù)比重，將是未來OA產(chǎn)業(yè)的重要趨勢(shì)
云端服務(wù)造福中小企業(yè)
從看得見的辦公環(huán)境與事務(wù)機(jī)，看不見的軟件，更是影響辦公型態(tài)變革的重要因素。過去當(dāng)幾個(gè)同事需要共同編輯一份文件時(shí)，就是頭痛的開始。大家必須各自為檔名加上日期、版本編號(hào)、姓名，避免混淆，接著再靠電子郵件交換文件案，中間只要一出錯(cuò)，就是耗費(fèi)時(shí)間及人力重新檢視。
而辦公室文件開始電子化后，隨網(wǎng)絡(luò)普及，以及軟件協(xié)同運(yùn)作能力加強(qiáng)，也逐漸改變辦公室的工作流程與效率。震旦集團(tuán)云端事業(yè)部總經(jīng)理陳翠華表示，以辦公室應(yīng)用信息系統(tǒng)架構(gòu)演進(jìn)來看，從人工操作、單機(jī)版作業(yè)、大型主機(jī)封閉式系統(tǒng)、終端服務(wù)器（Client Server），到以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的互聯(lián)網(wǎng)集中式管理架構(gòu)，以及近來相當(dāng)潮的云端服務(wù)，新型態(tài)的工作模式正在成型。
陳翠華指出，一般大型企業(yè)因組織龐雜，大多有自己的信息管理團(tuán)隊(duì)，因此可以開發(fā)屬于自身的客制化軟件，如企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)、人資（HR）管理系統(tǒng)等；但對(duì)中小企業(yè)來說，內(nèi)部組織及流程較簡(jiǎn)單，標(biāo)準(zhǔn)化的辦公系統(tǒng)就能滿足需求，甚至采用建置在公有云上的辦公軟件，依使用量計(jì)費(fèi)，可以大幅降低軟件維護(hù)及人力成本，一樣能透過辦公室協(xié)同軟件提高管理效率。
尤其現(xiàn)今上班族幾乎人手一臺(tái)智慧手機(jī)或平板計(jì)算機(jī)，行動(dòng)辦公將是未來的趨勢(shì)，透過整合性的云端辦公服務(wù)平臺(tái)，可以把文件、交辦或待辦事務(wù)、決策及討論，透過云端來傳遞，就像每個(gè)人頭上就有一朵隨伺在旁的個(gè)人秘書云，隨時(shí)隨地幫上班族與團(tuán)隊(duì)溝通。
從硬件的變革，到軟件的整合，以及科技的進(jìn)步，行動(dòng)與彈性工作模式將漸成常態(tài)，未來隨用戶的科技經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合云端運(yùn)算、行動(dòng)技術(shù)，辦公室應(yīng)用管理系統(tǒng)，更快速的商務(wù)行為，將打破工作與生活的藩籬，職場(chǎng)與個(gè)人生活的界限漸漸模糊，不僅是辦公型態(tài)的大改變，新的個(gè)人生活方式也正在成型中。
