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“辦公環(huán)境解決方案的目的：根據(jù)企業(yè)發(fā)展需求，通過辦公環(huán)境，展現(xiàn)企業(yè)文化，提升物業(yè)資產(chǎn)效益；通過辦公環(huán)境支持員工的各種辦公行為，進而提升員工辦公體驗；滿足員工靈活工作需求，吸引并留住員工，最終提升生產(chǎn)力，驅(qū)動創(chuàng)新?！?/p>
辦公環(huán)境是企業(yè)的肢體語言
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辦公環(huán)境如何更好地滿足組織發(fā)展需求，提升企業(yè)績效？如何利用辦公環(huán)境支持組織靈活性與創(chuàng)造性？
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震旦創(chuàng)新研究團隊用一年時間，實地觀察中國二十多家企業(yè)。從小微新創(chuàng)到科技巨頭，從傳統(tǒng)企業(yè)到互聯(lián)網(wǎng)大鱷。并對一線員工以及管理人員進行訪談，在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)快速成長過程中，組織的調(diào)整與變化往往比預想的更快；越來越多企業(yè)選擇開放的辦公空間來體現(xiàn)企業(yè)創(chuàng)新、透明、靈活的文化氛圍。鼓勵團隊協(xié)作與創(chuàng)新。同時，快速的發(fā)展，也讓更多問題凸顯出來；例如：對于互聯(lián)網(wǎng)公司來說，快速的業(yè)務擴張與人力增長，使得辦公環(huán)境變得嘈雜且局促。走進任何一家公司，你所看的景象不再是大家埋頭于自己的工位，而是隨處可見三三兩兩的討論小組。
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無論是哪一類型的公司，隨著工作流程、方法、任務的靈活與多樣，員工在一天的工作中都保持多樣性的工作活動。面對這種變化，更多情況是，物理的辦公環(huán)境并沒有做好準備，或者整體空間并沒有得到有效的規(guī)劃。礙于現(xiàn)有的辦公場所配置，人們只好遷就環(huán)境的不足。辦公環(huán)境不僅沒有做到有效的支持員工辦公活動與辦公行為，反而因為辦公環(huán)境的限制，影響了整體的辦公效率。
基于工作活動的5大辦公模式
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不同的工作類型，需要不同的辦公環(huán)境。研究團隊在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，幾乎所有企業(yè)的日常工作活動類型，都圍繞在專注、協(xié)作、社交、學習、放松這五大類工作類型開展。在這樣的分類基礎上，研究團隊對于不同的模式進行了深入的理解與探討。
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1）專注：通常是指用戶在具備一定隱私的遮蔽空間，不受打擾地獨立完成需要專注的工作。每一個都需要沉靜下來進行獨立的思考與執(zhí)行手頭的工作。往往在一些有前瞻思考的企業(yè)，會設計獨立的工作倉，供員工專注辦公。
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2）協(xié)作：通常是指2人或者多人為了共同的目標在一起工作，協(xié)作的目的并非是簡單的互動。而是通過協(xié)作的手段實現(xiàn)共識、共創(chuàng)的目的，這也是開放式辦公空間的初衷之一。
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3）社交：通常是指供身心恢復、社交、非正式協(xié)作的舒適空間，鼓勵人與人之間交流互動，無論是內(nèi)向還是外向型工作者，都有社交的需求，社交需求的背后則是希望與組織、團隊建立有歸屬感的連接。
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4）學習：通常是指通過分享、培訓、閱讀等途徑獲取新知識或者新技能，支持員工追求成長、發(fā)展或者提升組織競爭力。任何空間都可以成為學習空間，而員工的成長最終都會鏈接到企業(yè)的成長。
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5）放松：通常是指從工作中短暫逃離出來，通過放松身心，恢復精神力，以更好的狀態(tài)投入到下一階段任務當中。優(yōu)秀的公司往往會更關(guān)注員工的身心健康需求。通過增設一些放松設備與空間，讓員工真實感受到企業(yè)對員工的關(guān)懷與用心。
以人為中心的5P辦公空間理念
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對工作模式的理解并不是最終目的，真正的目的是借助對工作模式的分析與深刻理解，提出以人為中心的辦公場景解決方案，以滿足企業(yè)對于效能、靈活性、創(chuàng)造力的需求。研究團隊認為，隨著技術(shù)、時代人群、組織管理模式的變化，企業(yè)對辦公環(huán)境的需求也發(fā)生本質(zhì)變化。從過往的基于物理空間定義工作場所，演變?yōu)橐匀藶橹行模髽I(yè)基于空間功能、辦公模式以及使用行為來定義工作場所，即我們所認為的場景營造。
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新的辦公場景定義將會圍繞 ：
- 以人為中心（People-centered）
- 目的性（Purposeful ）
- 效能（performance）
- 愉悅（Pleasure）
- 場景營造（Placemaking）
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5大理念進行辦公空間規(guī)劃的思考與實踐。
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以人為中心是辦公空間規(guī)劃思考的核心，人才是企業(yè)的重要資產(chǎn)，創(chuàng)新策略實則是人才與制度策略。基于工作的目的與任務，辦公環(huán)境規(guī)劃需要更好滿足員工多樣化的辦公行為與活動，提升辦公體驗。
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不同的工作模式需要不同的空間類型支持，同一工作模式下，又會因為不同的動機與行為，產(chǎn)生不同功能空間的需求。以協(xié)作為例，研究團隊將現(xiàn)有的協(xié)作空間進行不同分類，其中包含：即興交流空間、頭腦風暴空間、項目空間、半開放會議空間、正式會議空間。合理的空間配置，在于是否理解企業(yè)自身使用的目的性。借助空間屬性矩陣工具，我們可以依據(jù)自身情況進行判斷，空間是要支持團隊還是個人，是滿足私密性還是開放性，是需要更靈活還是固定。這樣的做法讓空間解決方案更有實質(zhì)價值，以不同類型的功能空間去達成員工的不同工作模式。
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從用戶需求到解決方案
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辦公空間解決方案的目的，是根據(jù)企業(yè)發(fā)展需求，通過辦公環(huán)境展現(xiàn)企業(yè)文化，提升物業(yè)資產(chǎn)效益；通過辦公環(huán)境支持員工的各種辦公行為，進而提升員工辦公體驗；滿足員工靈活工作需求，吸引并留住員工，最終提升生產(chǎn)力，驅(qū)動創(chuàng)新。
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如何確保規(guī)劃完成的辦公室，能收獲真正的空間效能，除了設計概念，還要明確的定義以下的問題，來把握真正的用戶需求。人們有哪些工作行為？他們都會在哪里工作？他們是如何獨自或者一起完成工作的？現(xiàn)行的辦公環(huán)境存在哪些問題？以及在目前的企業(yè)戰(zhàn)略與組織文化下員工對辦公環(huán)境到底有怎樣的期待與偏好。
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舉例來說，隨著企業(yè)對于敏捷管理的需求，即興溝通變得越來越頻繁；在我們的研究中發(fā)現(xiàn)，越來越多的員工選擇在座位上與其他項目成員三三兩兩地進行協(xié)作互動。而大多數(shù)的辦公配置，都沒有很好滿足這一辦公需求。因此，在進行空間規(guī)劃時，需要思考如何支持員工在工位周邊實現(xiàn)快速即時的溝通需求，從而提升員工的溝通效率。
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當然，這樣的規(guī)劃也會帶來一些負面問題，如溝通產(chǎn)生的噪音，或許會影響到其他正在專注工作的人。面對這樣的問題，同樣要給出對策，比如為員工提供前文所提到的可選擇專注區(qū)域?？偠灾瑢τ谡w空間的規(guī)劃與布局需要系統(tǒng)的思考，從而讓空間的整體效能有顯著的提升。
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5P辦公理念的目的旨在為顧客提供一個簡單、清晰、有效、快速的辦公環(huán)境解決方案，同時也顛覆過往我們對一些辦公規(guī)劃中對公共空間的狹隘理解。結(jié)合對員工、空間需求的評估，分析綜合不同場景下的辦公活動模式，最終將需求切實可行的轉(zhuǎn)換成為解決方案。
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企業(yè)的每一寸辦公環(huán)境，都可以發(fā)揮其效能與價值。但是，同時我們也要記住，辦公環(huán)境的規(guī)劃是一個持續(xù)的過程，他并非設計完整就結(jié)束的，而是要借助使用反饋，不斷調(diào)整最適合企業(yè)與員工需求的合適狀態(tài)，這也是場景營造的重要原則之一。當我們用一種新的視角來看待辦公環(huán)境規(guī)劃，突破原有的認知，結(jié)合可持續(xù)的辦公空間服務配套，辦公環(huán)境在支持企業(yè)戰(zhàn)略、組織靈活性、創(chuàng)新力方面將發(fā)揮不容小覷的力量。
